E-Mails, Anrufe, Anfragen, mehrere Aufgaben gleichzeitig – oft genügt eine kurze Unterbrechung, und schon ist der rote Faden gerissen. Anschließend gelingt es nur mühsam oder gar nicht, ihn wiederaufzunehmen. „Häufige Unterbrechungen sind für viele Beschäftigte Alltag“, sagt Patricia Lück. Die Referentin für Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) im AOK-Bundesverband erläutert, wie Arbeitnehmer Störungen vermeiden oder besser damit zurechtkommen und was gutes Zeitmanagement bringt.
Bei komplexen Anforderungen kann man sich nur auf eine Sache richtig konzentrieren. Das sogenannte Multitasking, bei dem mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt werden sollen, funktioniert gerade bei anspruchsvollen Tätigkeiten gar nicht. Das hat die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) in einer Studie herausgefunden. Außerdem bringt das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Anforderungen schlechtere Ergebnisse, kostet Zeit und bedeutet Stress. Wer aus einer Aufgabe herausgerissen wird oder sich aus eigener Entscheidung einer neuen Aufgabe widmet, braucht mindestens zwei Minuten, um bei der alten Aufgabe wieder auf dem Stand von vor der Unterbrechung zu sein.
Ständige Störungen erhöhen Fehlergefahr
Ständige Störungen und das Erledigen mehrerer Aufgaben gleichzeitig erhöhen außerdem die Gefahr, dass Fehler passieren. Ungestörtes Arbeiten ist beispielweise wichtig, wenn Pflegekräfte in Kliniken oder Pflegeheimen Medikamente sortieren oder Spritzen aufziehen. Werden sie dabei unterbrochen, ist das Risiko von Fehlern groß. Auch das Unfallrisiko steigt, wenn Arbeitnehmer mehrere Dinge gleichzeitig tun – etwa, wenn ein Kundenberater auf der Autobahn einen Anruf annimmt oder ein Postzusteller während der Fahrt eine Adresse ins Navigationsgerät eingibt.
Sinnvoll ist es daher, Unterbrechungen möglichst zu vermeiden. Dazu ist es erforderlich, die anstehenden Aufgaben zu bewerten und die Bearbeitung zu planen. „Wenn Sie eine Aufgabe fertigstellen wollen, sollten Sie zum Beispiel das Telefon abschalten oder nicht in Ihre Mails sehen“, empfiehlt AOK-Expertin Lück. Es empfiehlt sich, nicht ständig in den Posteingang zu sehen, sondern E-Mails zu bestimmten Zeiten im Block zu beantworten.
Wer Zeiten ungestörten Arbeitens braucht, kann dies zum Beispiel mit den Kollegen vorab besprechen. Besprechungen sollte man kurz halten und sich darauf konzentrieren. E-Mail-Bearbeitung oder Telefonate währenddessen lenken nicht nur ab, sondern zeigen auch mangelnde Wertschätzung. Völlig vermeiden lassen sich Unterbrechungen im Arbeitsalltag allerdings nicht. „Überlegen Sie bei jeder E-Mail und jeder Unterbrechung, ob Sie wirklich sofort darauf reagieren müssen“, rät Lück. Bestimmte Unterbrechungen wie ein Notfall im Krankenhaus oder ein Kundenanruf dulden keinen Aufschub.
Dann ist es sinnvoll, sich Notizen zu machen. Auf diese Weise vergisst man nichts und kann nach der Erledigung der neuen Aufgabe schnellstmöglich die alte wieder aufnehmen.
Wichtig ist, sich nicht treiben zu lassen
Wichtig ist, sich nicht von vermeintlichen Dringlichkeiten treiben zu lassen, sondern seine Arbeiten zu planen, damit auch zeitintensivere, komplexe Aufgaben zu Ende geführt werden können. „Nicht alles ist so dringend, manches können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigen“, sagt Lück. Sind Arbeitnehmer so ausgelastet, dass sie keine zusätzlichen Aufgaben übernehmen können, sollten sie dieses mit ihrem Chef besprechen und Aufgaben abgeben.
Gutes Zeitmanagement hilft
Generell hilft gutes Zeitmanagement, möglichst stressfrei zu arbeiten. Die AOK-Referentin für Betriebliche Gesundheitsförderung gibt Tipps, wie Arbeitnehmer ihre Zeit effektiv nutzen:
- Sinnvoll ist es, jeden Tag schriftlich festzuhalten, was Sie erledigen wollen.
- Formulieren Sie erreichbare Ziele und setzen Sie klare Prioritäten.
- Planen Sie „Pufferzeiten“ ein. Als Faustregel gilt: Nur 60 Prozent der Arbeitszeit sollte verplant sein und 40 Prozent für unvorhergesehene Arbeiten zur Verfügung stehen.
- Erfragen Sie, bis wann Sie eine Arbeitsaufgabe fertigstellen müssen. Wenn die Frist zu knapp ist, sollten Sie dies ansprechen.
- Schließen Sie möglichst eine Aufgabe ab, bevor Sie mit der nächsten beginnen.
- Erledigen Sie unangenehme Dinge sofort und schieben Sie sie nicht auf.
- Planen Sie zugleich auch Arbeiten, die Ihnen Spaß machen.
- Notieren Sie alles, was Sie noch erledigen müssen, auf einem Zettel oder im Computer.
- Wenn Zuständigkeiten und Abläufe unklar sind oder Ihnen Informationen fehlen, sollten Sie dies bei Ihrem Vorgesetzten ansprechen.
- Informieren Sie Ihren Chef über unnötige Wartezeiten und machen Sie Vorschläge, wie sich die Zeitplanung verbessern lässt.
- Besprechen Sie sich mit Ihren Kollegen und Chefs zu regelmäßigen störungsfreien Zeiten („Blue hour“).
- Machen Sie regelmäßig Pausen.
Weitere Informationen und Tipps:
