Die digitalen Postfächer der Arbeitnehmer quellen über: Rund 120 E-Mails sendet und empfängt jeder täglich. Und vor Weihnachten steigt die E-Mail-Flut besonders hoch. Schließlich soll pünktlich zum Ferienbeginn alle Arbeit erledigt sein. „Oft wird aber das Gegenteil erreicht“, sagt Reinhard Bier, Experte für digitalen Arbeitsschutz bei TÜV Rheinland: Der übervolle Posteingang sorgt erst recht für Stress und beschert manchem eine arbeitsreiche Weihnachtszeit.
Statt E-Mail lieber zum Hörer greifen
Das ließe sich vermeiden, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter in Sachen E-Mail-Kommunikation Regeln festlegen und diese dann konsequent befolgen würden. „Grundsätzlich sollte gelten: Die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt“, sagt Reinhard Bier. Soll heißen: Anstatt endlos E-Mails in einer Art Ping-Pong-Spiel hin und her zu senden, lassen sich Fragen mitunter einfacher per Telefon oder im persönlichen Gespräch klären. Geht es nicht ohne E-Mail, ist es ratsam, den Empfängerkreis zu beschränken. „Es sollten nur die Leute in Kopie gesetzt werden, für die eine Nachricht wirklich relevant ist“, betont der Experte. Wenn jeder seine E-Mails stets an den ganzen Verteiler schickt, lässt die Informationsflut die Postfächer schnell volllaufen.
E-Mails nach Priorität filtern
Eindeutig formulierte Betreffzeilen helfen dem Empfänger zudem, eingehende Nachrichten zuzuordnen und systematisch nach Priorität abzuarbeiten. So könnte etwa ein vorangestelltes A im Betreff „Ich erwarte eine Antwort“, ein K für „Ich erwarte Klärung“ und ein I für „Nur zur Information“ stehen. Kurze Terminhinweise wie „Hat Zeit bis nach Weihnachten“ sorgen dafür, dass die Feiertage zumindest aus beruflicher Sicht stressfrei bleiben. „Klare Leitlinien zur digitalen Kommunikation entlasten die Arbeitnehmer nicht nur, sie ermöglichen auch ein strukturiertes und damit effizienteres Arbeiten“, so Reinhard Bier. Entsprechende Standards zertifiziert TÜV Rheinland im Modul „Digitaler Arbeitsschutz“ als Teil des Zertifikats „Ausgezeichneter Arbeitgeber“ .
